ТЕРИТОРИЈАЛНА НАДЛЕЖНОСТ
Történelmi Levéltár Kikinda, mint illetékes intézmény a mozgatható kulturális javak védelmére, szakértői felügyeletet és megelőző védelmet a levéltári és nyilvántartási anyagok az Észak-Bánság körzet területén – a Kikinda,Novi Kneževac és a Čoka községein. Illetékességi területén a Levéltár felügyeli az irattári, illetve irattárolási rendszer működését, az irattári anyag selejtezését,megőrzését,szakértői karbantartást és kiválasztást a levéltári anyagokbol, valamint a raktározási időszak lejártát nem követő jelentéktelen nyilvántartási anyagának selejtezését (károsodásával). Adott esetben meghatározza az azonosított hiányosságok eltávolitását,szaki segitséget nyujt, kezdeményezi a tulajdonosokkal szembeni jogsértési eljárást, ha nem teljesítik a levéltári anyagok és nyilvántartási anyagok kötelezettségeiket.
СЛУЖБА ЗА ЗАШТИТУ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ
Levéltári- és iratanyag levéltáron kívüli védelme a Kikinda levéltár egyik legfontosabb szolgálatja.Feladata felügyelni a levéltári anyagok megfelelő archiválását és megőrzését és szintén az irattári anyagnak is amig az alkotoknál vannak,létrehozástól kezdve a Levéltárba való átadásáig. A Levéltári Szolgálat a levéltári anyag alkotoit látogatja meg és betekintésel hogy a jogi követelmények teljesültek-e az irattári anyag megőrzése és védelme szempontjából. A Levéltárak kulturális javaként való védelmének alapvető jogforrása a kulturális javakról szóló törvény (Hivatalos Közlény RS. 71/94) amelyikell meg van határozzva a levéltári anyag fogalma,az alkotók vigyazási kötelezettségeinek betartása, valamint kiválasztási eljárások az értéktelen irattári anyagokból és az irattári egységek átvétele. E törvény szerint az irattári anyagok szerzői kötelesek általános aktusokat megfogalmazni valamint a levéltári anyag tárolására és nyilvántartására vonatkozó szabályokat,köztük a legfontosabb a levéltári anyag kategóriáinak listája és irattári anyag tárolhatósági idővel. Levéltári- és iratanyag levéltáron kívüli védelműre szolgáló szolgáltatás szakértői segítséget nyújtanak az irattár alkotóinak is,különösen az értéktelen irattári anyagok kategóriáinak összeállítása tekintetében amelyiket csak akkor lehet alkalmazni amikor a Leváltáron kívüli védelmi szolgálatja egyetérttést ad ki a szabájyattal. Levéltári- és iratanyag levéltáron kívüli védelme,jobb és teljesebb védelmet nyujt az alkotoknál, elvégzi a személyzet oktatását az irodai és irattári üzletágban és figyelemmel kíséri a szabályozás változásait és a dokumentumkezelés és levéltári új irányait.
АРХИВСКА ГРАЂА
A Levéltári iratok alkotják az eredeti és reprodukált, rajzolt, számítógépes, nyomtatott, fényképezett, filmezett, mikrofilmes, hangfelvételes vagy más módon dokumentált anyagok különös jelentőséggel a tudomány és a kultúra számára amelyek az állami szervek és szervezetek munkájában, autonómia területi és a helyi önkormányzati egységek, politikai szervezetek, intézmények és egyéb szervezetek, vallási közösségek, valamint az egyének hoztak létre, függetlenül attól, hogy mikor és honnan származott, és hogy a védelmi intézményekben vagy kívül esnek-e.
РЕГИСТРАТУРСКИ МАТЕРИЈАЛ
A nyilvántartó anyagok fájlokat, számítógépi, filmi vagy videó feliratokat tartalmaznak, adatbázisok és különböző feljegyzések létrehozása a számítógépen,mozgóképek, szövegek és tévéműsorok, fényképészeti és hangfelvételeket és más modon összetett iratok és dokumentumok, könyvek és fájlok,nyilvántartások és dokumentumok,szövegek és rádio felvételek készítése,róluk készült mikrofilmek,kapott és keletkezett az állami szervek és szervezetek munkájában,autonómiai és a helyi önkormányzati, intézményi, más szervezetek és vallási közösségek, miközben fontosak a jelenlegi munkájuk szempontjából, vagy amíg az irrattári anyag kiválasztása ebböl az anyagból nem történt meg megfelelően a kulturális javakról szóló törvény rendelkezéseinek. 37 szabály. Állami hatóságok és szervezetek, a területi autonómia egységei és a helyi önkormányzat, intézetek, vállalkozások és más jogi személyek ahol nyilvántartási anyagok létrejönek, kötelesek hogy: 1) jelöjék és keltezék a nyilvántartási anyagot és tartsák az alapvető nyilvántartásokat. 2) megőrizék a nyilvántartási anyagot, rendezett és biztonságos állapotban. 3) osztályozzák és arhiválják a nyilvántartási anyagot és 4) kiválasztják az irrattári anyagot és kivonyák az értéktelen nyilvántartási anyagot a meghatározott tárolási időszak lejártától számított egy éven belül. A kiválasztott hulladék-mentes nyilvántartási anyag csak az illetékes levéltár írásos felhatalmazása alapján megsemmisíthető. A levéltári anyag, minden kétséget kizáróan, egy önálló kulturális jó, amely átmegy egy többrétegű eljárást kialakulást és kiválasztást, előírva ezzel a törvényel. Mint a jövőbeli levéltári anyag első védelme, e cikk 1. bekezdésében meghatározza az állami szervek és szervezetek kötelezettségeit amely munka során nyilvántartó anyagot hoztak létre.
Eyek a kötelezettségek amelyek ebben a cikkben vannak előírva egy régóta fennálló emberi tapasztalat eredménye és biztosítja, hogy minden olyan nyilvántartási anyag,amelyben bizonyíték van tényekre,jelenségek, kapcsolatok, események, személyiségek bizonyítékait megőrzik,meg lessz őrizve tudományos és szakmai használatra.
ОБАВЕЗЕ ИМАЛАЦА И СТВАРАЛАЦА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И РЕГИСТРАТУРСКОГ МАТЕРИЈАЛА
Levéltári és irattári anyagok alkotói – kötelesek hogy lehetővé tegyék az illetékes védelmi intézmény felügyeletét és kötelesek benyujtani a kért adatokat. Kidolgozni az irattári tervet (ügykörök, őrzési idő meghatározása) és eljuttatni az illetékes levéltárnak jóváhagyás végett – a levéltári és irattári anyagot rendezett állapotban, biztonságos és alkalmas iratraktárban őrizni, megfelelő tárolóegységekbe. Az irattári és levéltári anyagról nyilvántatást vezetni és az irattári törzskönyv másolatát eljuttatni az illetékes levéltárnak. A levéltári anyagot kiválogatni és levéltári jóváhagyás mellett selejtezni azokat az iratokat amelyek őrzési ideje lejárt. A törvény rendelkezéseinek megfelelően, átadni a levéltári és irattári anyagot az illetékes történelmi levéltárnak.
